SGK Eksik Gün Nedenleri ve Eksik Gün Bildirimi

Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK), çalışanların sigorta primlerinin doğru hesaplanması için eksik günlerin nedenlerini detaylı bir şekilde bildirmenizi zorunlu kılar. Eksik gün bildirimi, hem çalışanların sosyal güvenlik haklarını korumak hem de işverenlerin yasal yükümlülüklerini yerine getirmek açısından büyük önem taşır. Bu süreçte kullanılan SGK eksik gün nedeni kodları, eksik çalışma günlerinin gerekçesini açıklayan bir araçtır.

SGK Eksik Gün Nedenleri Neden Önemlidir?

Çalışanların eksik çalışma günlerinin SGK’ya doğru bir şekilde bildirilmesi, gelecekte sigorta primleriyle ilgili doğabilecek sorunları önler. Yanlış ya da eksik yapılan bildirimler, hem çalışanların hak kaybına uğramasına hem de işverenin idari para cezalarıyla karşı karşıya kalmasına neden olabilir. SGK eksik gün nedenleri, (Aylık Prim ve Hizmet Belgelerinde/Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesinde) çalışma gün sayısı 30 günden az olan sigortalılar için eksik gün nedenini belirten kodlar ile bildirilen nedenlerdir.

Çalışanların eksik çalışma günlerinin SGK’ya doğru bir şekilde bildirilmesi, gelecekte sigorta primleriyle ilgili doğabilecek sorunları önler. Yanlış ya da eksik yapılan bildirimler, hem çalışanların hak kaybına uğramasına hem de işverenin idari para cezalarıyla karşı karşıya kalmasına neden olabilir.

SGK eksik gün nedenleri, kodları ve açıklamaları aşağıdaki tabloda yer almaktadır:

SGK Eksik Gün Kodları ve Açıklamaları

SGK Eksik Gün Formu Doldurma Örneği

Eksik gün nedeni 12 ya da diğer kodlara göre bildirim nedeni değişse de süreç aynı şekilde işlemektedir. Eksik gün bildirim formu kapsamında işveren numarası, işyeri sicili, işveren adresi ve bilgileri, sigortalının T.C. kimlik ve sosyal güvenlik numarası, adı soyadı, prime esas kazanı, eksik bildirilen gün sayısı, nedeni ve diğer bilgiler girilmektedir. Söz konusu bildirimler muhasebe birimleri tarafından yapılabilir.

SGK Eksik Gün Bildirimi Nasıl Yapılır?

Eksik gün bildirimi sonrasında eksik gün ödemeleri bu kodlar üzerinden hesaplanarak yapılır. 30 günden az olması halinde eksik kalan gün sayısı için ödenecek prim hesaplanır ve işveren tarafından ödenir. Bu nedenle mutlaka bildirim yapılmalıdır.

Eksik gün bildirimi nasıl yapılır?

Eksik gün bildirimi, SGK’nın en sık kontrol ettiği konulardan biridir. Bu nedenle süreçlerin doğru işlemesi, hem yasal uyumluluk hem de çalışan haklarının korunması açısından kritik bir öneme sahiptir. İşverenler, eksik gün bildirimlerini iki ana sistem üzerinden yapar;

• Aylık Prim ve Hizmet Belgesi (APHB): 2024 ve öncesinde birçok işveren için temel yöntemdi. APHB üzerinden her çalışanın prim günü, kazancı ve eksik gün kodu beyan edilirdi.
• Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi (Birleşik Sistem): 2024 itibarıyla çoğu işyeri bu sisteme geçti. SGK ve vergi dairesine yapılan bildirimler tek formda birleştirildi. Eksik günler bu beyanname içinde, her çalışana özel olarak kodlanır.

Eksik Gün Prim Borçlanması Yapılır Mı?

Geriye dönük eksik prim ödeme işlemleri sadece borçlanma yoluyla ve belirli şartlar altında yapılmaktadır. Bu borçlanmaların yapılabilmesi için kişilerin SGK borçlanma türlerinin her biri için belirlenen genel ve özel şartları sağlamaları gerekecektir. Bunun dışında eksik günlerin tamamlanması mümkün olmayacaktır. Doğum, askerlik ve diğer borçlanma yöntemleri uygulanabilir.

Kimler Eksik Gün Bildirimi Yapmak Zorunda?

SGK eksik gün bildirim formu doldurularak bildirim yapılmalıdır. 10’dan az çalışanı olan iş yerlerinde eksik gün bildirimi yapılmak zorundadır. Eksik gün bildirimi SGK eksik gün nedenleri ve kodları ile ilgili birimlere her ayın 23’ünde yapılmaktadır. Örneğin: Mart ayına ait eksik gün bildirimi, en geç 23 Nisan’da SGK sistemine girilmiş olmalıdır. 23’ü hafta sonuna veya resmi tatile denk gelirse, takip eden ilk iş günü son tarih olur. 26’sında ise bildirim onaylanmış olur.

Eksik Gün Bildiriminde Esas Alınacak Belgeler

Yönetmeliğinin 102’nci maddesinin 13. fıkrasında düzenlenmiştir. Eksik gün bildirimi yapılan sigortalının durumuna uygun olan belge veya belgeler ibraz edilmesinin talep edilmesi halinde Kurum’a elden verilecek veya taahhütlü, iadeli taahhütlü, acele posta servisi, PTT Alo Post veya PTT Kargo ile gönderilecektir.

Ay içinde otuz günden az çalışan veya eksik ücret ödenen sigortalılara ilişkin;

a) Kurumca elektronik ortamda alınabilenler hariç Kurumca yetkilendirilmiş sağlık hizmeti sunucularından veya işyeri hekimlerinden alınmış istirahatli olduğunu gösteren rapor,

b) Sigortalı ve işverenin imzasını taşıyan ücretsiz veya aylıksız izinli olduğunu kanıtlayan izin belgesi,

c) Sigortalıya tebliğ edilen disiplin cezası uygulamasına ilişkin belge,

ç) Gözaltına alınma ile tutukluluk hâline ilişkin belgeler,

d) Kısmi süreli çalışmalara ait sigortalı ve işverenin imzasını taşıyan yazılı iş sözleşmesi,

e) Sigortalının imzasını taşıyan puantaj kayıtları,

f) Grev, lokavt, genel hayatı etkileyen olaylar, doğal afetler nedeniyle işyerinde faaliyetin durdurulduğunu veya işe ara verildiğini gösteren ilgili resmî makamlardan alınan yazı örneği,

g) İşe devamsızlığa ilişkin belgeler,

ğ) İş sözleşmesinin fesih edildiği tarihte çalışılmadığına dair belge,

h) Kısa çalışma ödeneği alındığına dair ilgili resmî makamlardan alınan belge,

ı) 5434 sayılı Kanunun Ek 76 ve Geçici 192 nci maddesine tabi olunduğunu gösterir belge,

i) Yarım çalışma ödeneği alındığına dair ilgili resmî makamlardan alınan belge,

j) İş Sağlığı ve Güvenliği Kayıt, Takip ve İzleme Programı İSG-KATİP üzerinden alınan sözleşmeler,

eksik çalışmaya ilişkin belgelerdendir.

Ay içinde otuz günden az çalışan veya eksik ücret ödenen sigortalılara ilişkin olarak yukarıdaki paragrafın (a), (c), (ç), (f), (h), (ı), (i) ve (j) bentlerinde belirtilen belgeler her zaman düzenlenebilir nitelikte olmayan belgeler olup diğer belgeler ise her zaman düzenlenebilir nitelikte olan belge olarak işlem görecektir.

Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin 102’nci maddesinin 13. fıkrasında sayılan belgelerin eksik çalışmaya ilişkin belgelerden olduğu belirtilmiş olup sayılan belgeler dışında kalan durumların dışındaki otuz günden az çalışılan sürelere ait eksik gün belgeleri belirlemeye Kurum Yönetim Kurulu yetkili olacaktır.

DİKKAT : Eksik çalışmaya ilişkin belgeler ilgili ay/aylar için düzenlenecek ancak Kuruma verilmeyecektir. Söz konusu belgeler Kanunun 86 ncı maddesinin ikinci fıkrasında öngörülen süreyle işverence saklanacaktır. Eksik çalışmaya ilişkin bilgi ve belgelerin Kurumca istenilmesi halinde ibraz edilmesi ise zorunludur. İlgili bilgi ve belgelerin Kurumca yapılan tebligata rağmen ibraz edilmemesi veya ibraz edilen bilgi ve belgelerin Kurumca belirlenecek usul ve esaslara uygun düzenlenmemiş olması halinde geçersiz sayılarak, Kanunun 86 ncı maddesinin beşinci fıkrasına göre işlem yapılacaktır.

Yasal Sorumluluklar ve Riskler 

Eksik gün bildirimiyle ilgili işverenin sorumlulukları şunlardır:

• Zamanında Bildirim Yapmak: Belirlenen tarihler dışında yapılan bildirimin geçerliliği yoktur.
• Kodun Doğru Seçilmesi: Hatalı kod SGK tarafından uygunsuzluk olarak değerlendirilir.
• Belgelerin Saklanması: Bildirimi destekleyen evraklar (rapor, dilekçe, puantaj vs.) 10 yıl boyunca işyerinde saklanmak zorundadır.
• Çalışan Aydınlatması: Özellikle ücretsiz izin, doğum izni gibi nedenlerde, çalışanın da sürece dair yazılı onayının alınması gerekir.

Tüm bu yükümlülüklerin doğru şekilde yerine getirilmesi ise, İK süreçlerinin temel parçası olan puantaj kayıtlarına doğrudan bağlıdır. 

Bu konu hakkında daha detaylı bilgi edinmek için “Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği” başlıklı yazımızı inceleyebilirsiniz.

Bu konu hakkında daha detaylı bilgi edinmek için “Sosyal Güvenlik Kurumu İle İlgili Sıkça Sorulan Sorular” başlıklı yazımızı inceleyebilirsiniz.